BAGAIMANAKAH CARA MEMIMPIN RAPAT YANG EFEKTIF?

Rapat merupakan kegiatan yang diselenggarakan di setiap institusi, organisasi, perusahaan, termasuk di sekolah yang bertujuan untuk mengambil keputusan tertentu. Ketika rapat berlangsung sering tidak memiliki agenda dan arah yang jelas, waktu bicara sulit diatur, pimpinan rapat tidak mampu mengendalikan rapat, sehingga rapat berlangsung tidak efektif. Akibatnya hasil rapat tidak optimal.

Rapat adalah salah satu bentuk komunikasi. Di dalam rapat ada interaksi antar peserta rapat, dan antara pimpinan rapat dengan peserta. Interaksi itu berupa tukar pikiran, diskusi, debat, informasi dan juga instruksi. Dari interaksi ini menghasilkan keputusan rapat.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Rapat Berlangsung Efektif

Keberhasilan memimpin suatu rapat bisa menjadi indikator bagaimana kemampuan mereka sebagai seorang pemimpin secara keseluruhan. Di suatu institusi, misalnya di perusahaan atau di instansi pemerintah yang menjadi pimpinan rapat biasanya pimpinan di perusahaan atau di kantor tersebut. Kalau Anda sekarang menjadi seorang pimpinan, maka harus siap untuk memimpin rapat di institusi Anda dengan efektif.

Rapat Umum

Faktor-faktor yang mempengaruhi rapat bisa berlangsung efektif yaitu:

  1. Persiapan rapat; meliputi agenda rapat, undangan, tempat rapat, dan juga petugas rapat misalnya siapa yang sebagai notulen, moderator dan juga pimpinan rapat
  2. Peran pimpinan rapat: pimpinan rapat harus menguasai materi rapat sehingga percaya diri sebagai pimpinan rapat dan bisa mengendalikan berlangsungnya rapat.
  3. Partisipasi aktif peserta; sebelum pelaksanaan rapat, peserta diberi undangan rapat dan di undangan tersebut tercantum agenda rapat sehingga peserta akan lebih siap berpartisipasi dalam rapat karena ada agenda yang jelas.

Indikator Rapat Berlangsung Efektif

Rapat bisa berlangsung secara efektif, ada beberapa indikatornya diantaranya adanya: agenda rapat yang jelas dan sudah tercantum di undangan rapat, semua peserta mencatat semua hal penting dalam rapat, pimpinan rapat bisa mengendalikan berlangsungnya rapat.

Indikator yang sangat jelas bahwa rapat berlangsung efektif yaitu tepat waktu dan durasi waktu rapat tidak terlalu lama, rapat tidak bertele-tele maksimal 1 jam, rapat diakhiri dengan membuat rencana tindak lanjut beberapa menit sebelum rapat berakhir untuk mendiskusikan langkah-langkah selanjutnya yang harus dilakukan.

Tips Memimpin Rapat Yang Efektif

Bagi Anda yang akan memimpin suatu rapat, apalagi bagi pemula yang belum pernah memimpin rapat atau yang sudah berpengalaman memimpin rapat tetapi rapat belum bisa berlangsung secara efektif maka beberapa tips untuk memimpin rapat yanga efektif.

  1. Batasi jumlah peserta rapat

Bisa jadi penyelenggara rapat ini mengharuskan seluruh pegawai di suatu institusi tersebut untuk menjadi peserta rapat. Padahal jumlah pegawai lebih dari 50 orang, maka pimpinan harus mengadakan persiapan rapat pendahuluan dengan tim-tim kecil yang berkompeten. Hasil rapat dari tim kecil ini diinformasikan ke forum rapat umum.

  1. Tentukan tujuan yang jelas

Rapat dilakukan untuk menyampaikan gagasan baru, menyelesaikan sebuah masalah atau bisa juga rapat untuk persiapan penyelenggaraan suatu kegiata. Tujuan rapat yang ditetapkan sebelumnya akan memperjelas struktur rapat dan kegunaan diadakannya rapat tersebut, sehingga bisa berlangsung efektif dan mencegah terjadinya diskusi bertele-tele berjalan keluar dari topik utama

  1. Pastikan peserta tahu agenda rapat

Agenda acara rapat bisa dicantumkan di undangan rapat, hal ini sering terlupakan. Di undangan rapat hanya tercantum nama rapat, peserta rapat, tempat rapat dan waktu.

  1. Libatkan semua peserta

Semua peserta rapat untuk mencatat hal-hal penting dalam rapat

  1. Jaga agar rapat tetap simpel, tidak bertele-tele dan tujuan tercapai

Pimpinan rapat harus menguasai materi rapat, memiliki kepercayaan diri untuk mengendalikan jalannya rapat

  1. Rapat tidak harus bertemu di suatu ruangan

Di era teknologi digital ada banyak fasilitas yang bisa menjadi perantara jarak peserta rapat. Apalagi di era pandemi COVID-19 ini yang harus melakukan protokol kesehatan memutus penyebarannya yaitu harus menjaga jarak (fisical distancing); maka rapat bisa dilakukan dengan menggunakan zoom cloud meeting atau video conference yang lain.

Rapat merupakan kegiatan yang berperan penting untuk menjalin komunikasi antara pimpinan dengan peserta dan antar peserta sehingga menghasilkan keputusan rapat sesuai dengan tujuan rapat pada institusi tersebut. Seorang pimpinan akan bisa memimpin rapat secara efektif dengan tips-tips tersebut di atas, sehingga tercapai tujuan rapat. Selamat untuk memimpin rapat secara efektif.

 

Facebook Comments
__Posted on
June 4, 2020
__Categories
Motivasi
Avatar

Author: Wartini, S.Pd. Bio

Guru Go Blog, hobi menulis buku. Suka tantangan, penyuka kopi hitam. Seorang ibu dari 2 anak. Melalui blog ini berbagi inspirasi untuk kalangan guru dan masyarakat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *